"Befriande och lustfyllt"
Det tycker David Stiernholm att struktur är. Och när han avslutar mars månads ledarseminarium tillsammans med de andra medlemmarna från Expedition Framåt, får vi klart för oss hur han menar.
Ordning och reda
Ordning och reda krävs för att skapa tillväxt i företag.
Med nya tankar, smarta och konkreta tips på hur vi kan fokusera och få mer gjort på kortare tid guidar David oss under kvällen och låter oss se på möjligheter att förenkla vårt arbete. Utan pekpinnar. Han talar mycket om prioritering och organisering, och utmärkande för seminariet är tveklöst mycket konkreta verktyg och metoder.

Bakåt i tiden arbetade David själv som projektledare för ett stort handelsföretag. Med fullspäckad kalender och utan koll. Han minns den där totala bristen på struktur vilket naturligtvis fick honom ordentligt stressad till slut. På arbetet som i hemmet. Han beskriver hur han idag, med hjälp av metoder och rutiner, har blivit mer effektiv, flexibel och — lycklig..!

För alla har vi väl varit där. När det ligger för många kundbesök inbokade, när det ligger alldeles för lite tid mellan besöken, när oförutsedda saker inträffar som förstör vår planering, när frågor från kollegor själ tid som gör att den egna tiden blir mindre och mindre. Och vi bara inte kan stänga av... Vi borde lägga kraft på de uppgifter som verkligen är viktiga. Men hinner bara jobba med det som brådskar istället för med det som är viktigt på lång sikt.

Så vad gör vi då?
Jo - Strukturerar. Låter det tråkigt? Det behöver det inte vara menar David. Framför allt ökar det effektiviteten vilket i sin tur ökar lönsamheten i företaget. Allt som hamnar i vår inkorg, på vårt skrivbord och i vår postlåda ska vi enligt David organisera.

Att inte göra: Skräp, Referensmaterial eller Behöver då, sen, men inte nu.
Att göra: Kortare tid än 2 min, Att-göra-uppgift, Någon gång/kanske, Projekt, Väntar på

Bestäm sedan vilken plats/verktyg varje uppgift ska ha. Så att det inte hamnar i den berömda högen..(arna) Försök sedan att fokusera och automatisera så mycket du kan.

Låt listan leva
Hur gör vi för att hålla koll på det vi ska göra? Svaret är listor, listor och åter listor. Gammaldags måhända, men väldigt användbart. De flesta i församlingen på seminariet verkar använda listor, fast kanske på lite fel sätt.

David uppmanar oss att tänka på att välja lista utifrån vårt eget tycke och smak; i mobilen, på pappret eller i outlook. Att inte ha flera olika listor samt att inte skriva för stora arbetsuppgifter. Vi måste få lov att stryka ofta. Det kan vi om vi bryter ner uppgifterna till lite mindre. Det blir en slags belöning. Man kan riktigt njuta av att få stryka!

Kategorisera
Är man riktigt strukturerad kan man sedan kategorisera i olika kontexter och projekt. David ger oss olika tips på hur vi kan kategorisera både i vårt mappsystem och bland vår e-post. Han menar att vi måste ha så få ställen som möjligt att spara på. För att undvika oreda. Han trycker på att vi måste vara konsekventa med strukturen och gärna hålla inkorgen tom. Ett bra tips är att ha en vakthund för att hålla koll på mapparna och begränsa antalet användare.

Stäng av, stäng ner, stäng om och dra dig undan
Det var i särklass de bästa tipsen från David om man behöver arbeta ostört. I dag när vi ska vara tillgängliga som aldrig förr är vi många som känner oss lite otrevliga när vi drar oss undan. Men David uppmanar oss - känn att det är tillåtet att arbeta hemma någon dag då och då, blocka tid för eget arbete, eller sätt dig i konferensrummet bredvid ett par timmar. Så blir du mer effektiv en stund.

Snabba tips:

  • Skapa en mappstruktur för din e-post och rensa i inkorgen. Lägg sedan 15 minuter om dagen för att hålla ordning.
  • Tänk efter innan du tar dig an en uppgift. Vad bidrar definitivt, förmodligen eller säkert inte till att uppfylla våra mål? Strunta i det sistnämnda, eller outsourca.

För fler konkreta strukturtips — se www.stiernholm.com

Av Stina Jernhed

..................................................
Ledarseminarium erbjuds kostnadsfritt för medlemmar i Expedition Framåt. Ett tillväxtprogram för företag som vill växa.

Uppdaterad: 2012-03-21
Dela